HAMS单机版

1

系统登陆

系统登陆模块

输入登陆用户名及密码即可登陆系统，登陆密码可自定义修改。

2

收集整编

收集整编整理模块功能

相当于未归档前的档案整理工作在此模块完成

数据导入

外部数据EXCLE、XML等格式导入的数据在此模块下

数据录入

1、收集整编包含目录登记，目录项信息包含档案类型、2、收集时间、来源、负责人、密级、保管期限、

数量、载体等信息。目录项可由档案管理员自行增加或删减。

3、需要自动生成各种排列序号并支持序号自动校验，并可以进行序号的修改和重新排序操作。

4、对已整理的卷内文件和待编目的案卷可进行添加、编辑、删除、加入当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等操作，对用户提交的文件、资料进行存储和预归档（分类组卷）。

档案整理

1、档案管理员对未归档库中的文件信息进行审查，审查合格的文件和案卷通过编目操作进行归档，归档后的档案存入已归档库中。

2、可以进行案卷的合并,拆分和移动，具备自动组卷、文件的批量修改（密级、保管期限等）。

3、整理的功能，需要自动组卷、案卷调整、拆卷、接收、打回、检索、自动排序、文件调整等。

4、支持对散文件进行拖拽组卷。

档案检索

可对未归档文件进行检索，检索方式包含模糊检索、组合检索、  高级检索。

3

数据转换

数据转换

数据转换主要用于外部的电子数据向本系统的转换。数据转换需求如下：

1、 定义数据库字段间的对应关系系统自动读出老数据库中的字段结构，让用户自己选择老字段对应新库中的相应字段，建立字段间的对应关系。

2、 定义字段间特殊关系某些特殊字段，如链接字段，转换过去须根据文件名称进行统一修改的字段。

3、 定义目标字段缺省值/初始值。

4、 数据转换：选择需转换的记录进行数据转换。

4

鉴定和销毁管理

鉴定处理

档案管理员根据收到的相关领导签字审批后的鉴定申请单，根据批示进行鉴定处理（更改密级、保管期限、销毁或还原），销毁的档案放入系统回收站。

回收站管理

销毁操作后的档案全部放在回收站内，回收站管理提供给用户对回收站内的档案进行全部清空、删除、还原、打印和检索等操作功能。

销毁日志库检索

销毁日志库记录所有的销毁记录。用户可对其进行检索和查询操作，并打印结果。

5

统计报表

基本功能

统计报表对电子档案库所有档案类型下的项目库、案卷库和文件库中的所有字段进行自定义的统计和报表输出。可进行馆藏统计（对收录到系统的档案数据分类别、分档案库等多种方式进行数据统计）、用户统计、发放统计、利用统计（进行各部门实体档案、电子档案利用统计分析）、自动生成月度、季度、年度统计年报。可以打印所有档案管理所需的信息，例如：卷内目录、案卷目录、备考表等。统计报表具备新建、修改、删除、复制统计项，并可进行报表设计和报表模板管理等。

新建统计项

1、可建立电子档案库中所有字段的统计项目，即从库中选出相应字段统计和打印。需求如下：

2、选统计表：  使得用户可以从库中选择要统计和打印的子库。例如：文件库。

定义关联关系

1、定义多个库之间的关联关系，如：案卷库中的档号字段应对应文件库中的所属卷号。

2、选统计字段：在所选库中确定要统计和打印的字段。

3、排列顺序：可确定统计报表中记录的排序

4、修改统计项、删除统计项、复制统计项：

只要对已有统计项做较小的改动，即可生成新的统计项。

报表设计

根据统计项建立和设计各种形式的报表，结合WORD  的排版功能和EXCEL 的统计功能，可以输出图文并茂的统计报表。

报表设计的需求：

1)  可选多种表格类型，系统提供多种常用的报表格式。

2)  可选择是否需要页首、页尾、标题、总结等。

3)  可以在任何位置插入图像。

4)  可以进行任何字段的统计求和，并可插入算式计算。

5)  可以定义报表中任意位置的字体。

通过报表设计功能可以实现任何复杂报表的打印和统计，档案的利用情况可以根据用户需求，形成标准的数据格式（.xls  等）导出利用。

报表模板管理

可通过系统的添加、删除和编辑操作将所设计的报表格式当作模板保存。

打印预览微调

报表在打印前预览时可对报表列宽和行距进行微调。

6

检索查询

模糊查询

糊查询让用户不需要知道详细的信息就可以检索到相关的数据

组合查询

组合查询实让用户能够多条件的精确检索到数据，系统具备“大于、等于、小于、不等于”、“和、或者、非”等组合条件；

分类查询

分类查询提供给用户按照数据的分类进行分门别类的查询方式

跨库检索

跨库检索即为不知道我需要查询的数据存储在哪个库中时，选择跨库检索即可对所有库进行检索

特殊检索

可以查询已经挂接了电子文件或没有挂接电子文件的信息进行检索

7

系统设置

档案类型自定义

可根据本单位档案管理的要求，建立所需的档案类型，例如：产品管理、基本建设等，并可以随着工作的发展任意添加新的档案类型，例如：图书资料、声像、培训资料等。

提供用户自定义档案类型的主要功能需求如下：

添加：添加档案类型并定义其属性。包括：档案名称以及该档案类型是否包含项目、案卷和分类表等属性。

删除：删除已建立的档案类型

复制：可以复制已有档案类型的属性、库结构及数据，形成新的档案类型。

恢复：恢复已删除的档案类型。

属性：可以更改任一档案类型的现有属性，即：是否包含项目、案卷和分类表。

档案树自定义

档案管理的层次可以自由定制

档案录入字段、界面自定义

根据用户选定的档案类型及其属性建立相应的项目库、案卷库和文件库。主要功能需求如下：

插入、添加和删除：用户可对系统默认的项目库、案卷库和文件库字段进行任意的编辑，以满足用户档案管理的需求。

建库：对已定义好的上述数据库结构进行确认和正式建立。

定义录入界面：可分别对已建立好的项目库、案卷库和文件库结构定义其录入和查询界面。系统提供给用户自定义功能：不仅可以自定义字段的排列位置和显示大小，而且可以定义字段的输入方式、下拉选择框、初始值、字段组合、字体等等一系列功能；

用户的录入及检索界面可以自由定制

录入方式可以自由定制

档案的分类表可以自由定制

可根据档案分类规范建立相应的树型分类结构（分类表），任意添加子项、删除子项分类及其

内容（含义）。

档案的统计报表可以自由定制

用户对档案的操作和使用权限可以自由定制

8

系统安全

数据存储和备份

数据库自动备份，数据库的备份时间和备份方式可以由系统管理员来设定并调整，数据维护需包含数据备份和数据恢复两部分功能。不受存储和备份设备的限制。

用户可以在自己的客户机上进行档案数据的备份和恢复工作，而不用去操作服务器上的数据库系统。

可以将系统中的任意档案信息（包括档案类型、数据表结构、定义的信息著录界面、档案案卷和文件等条目信息、统计报表等）备份，可以全部备份也可以部分备份，可以由用户手动备份也可以由系统自动定期进行备份。以后，用户在需要的时候可以通过备份文件来恢复档案信息。

日志管理

相当于在系统中增加了一套监控系统，任何用户一旦登陆系统做的所有操作均会产生操作日志，详细到每一步、每一秒的操作，日志可备份，可导出。

日志记录：系统日志可以记录登录用户的所有操作，并留案备查，以追踪对文件的利用的合法性。提供全面的日志管理，包括：系统日志、借阅日志和鉴定日志三部分。

系统日志

系统日志提供完备的系统操作记录，如：登陆系统、录入数据、浏览电子文件、下载电子文件的记录等。系统日志还可以记录操作人的详细信息。

借阅日志

借阅日志提供了有关借阅操作的完备记录。

鉴定日志

鉴定日志提供了对档案数据进行鉴定销毁操作的完备记录。

这三个日志记录档案系统的全部操作，并提供日志打印、备份等功能。

9

下载管理

电子文件批量下载

支持多个电子文件一次性批量下载，无需逐一下载

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窗口切换

功能窗口切换

支持同时打开多个窗口，支持窗口互相切换，无需用户重新登陆。

11

EEP数据包移交

EEP数据包移交

可将需要向上级单位移交的数据（包含条目信息及扫描的电子文件）直接生成一个EEP数据包文件，直接将EEP数据包文件拷贝给上级单位，接收单位直接点EEP数据包接收，即可完成数据接收工作，真正实现一键式移交与接收。

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扫描后自动挂接

扫描后自动挂接

只支持富士通和虹光两种扫描仪，可在档案系统直接扫描，可自动挂接系统

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数据备份

数据备份

实现数据手动备份