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智慧档案馆解决方案

来源:本站 2022-11-01 1114

档案是珍贵的历史记忆和人类遗产,让档案资料长时间完好保存是档案管理核心内容之一。随着社会不断发展与进步,档案分类越来越细化,涉及的内容越来越丰富,信息量和数量越来越大。全国有数以万计的智慧档案馆,其中有许多非常重要的机要档案,其历史和社会价值非常高,智慧档案馆解决方案已成为档案馆档案管理的首要大事。

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智慧档案馆解决方案

一、概述

智慧档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

智慧档案馆总体建设内容主要包括:

(1)按照智慧档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求,集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足智慧档案馆各项管理与服务需求的基础设施。

(2)开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统,实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

(3)全面推进馆藏数字档案基础数据库建设,优先建立馆藏档案的文件级目录数据库,逐步进行传统载体档案的数字化转换,积极推进电子文件的接收和管理,建立各类数字档案资源库群。

(4)应用先进技术和相关管理手段,保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用,减少数字档案对软硬件的依赖性,从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。其中,数字档案信息资源建设、提供档案信息利用和社会共享服务,是一项长期任务,应分阶段推进,有步骤实现。

(5)运用多种技术手段,针对不同利用对象,通过不同渠道,实现档案信息资源分层共享,方便、快捷满足各类用户利用需求。

(6)配套建设智慧档案馆保障体系,确保智慧档案馆系统安全和数字档案信息安全。

二、管理系统功能要求

数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能,以及用户权限管理、系统目志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息,特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。

2.1功能收集

系统应当具备接收立档单位产生的电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要数字信息资源等功能。

(1)系统能够根据相关要求接收立档单位产生的各类电子文件及其元数据,并在建立一整套接收机制基础上,保证接收过程责权明确,杜绝安全隐患,从源头上保证数字档案的真实、完整、可用。

(2)系统应当提供选择在线接收和脱机接收方式。

(3)系统应当能够批量导入或导出数据,保证数据的可靠和可用。

(4)系统应能对在线或离线接收的档案数据进行真实性、完整性、可用性验证。

(5)系统应具备目录数据和内容数据等多种信息资源的采集功能。

2.2管理功能

系统能够对所接收的各类数字档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作,使无序信息有序化,并实施有效控制。系统应能:

(1)按照设定的分类方案,将数字档案信息存储到系统中,或根据管理要求进行适当调整。

(2)过滤重份数据和重新分类、编号。

(3)对档案内容进行抽取和添加元数据等操作。目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现,将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理。

(4)辅助人工完成档案的开放鉴定工作。

(5)对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系,形成长期保存档案数据包和利用数据包。

(6)对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息。

(7)辅助完成馆藏实体档案编目(著录、标引)、整理、出入库房管理等工作。

(8)定制档案业务流程或进行流程再造。

2.3保存功能

系统能够实现对数字档案长久的安全保存,包括两方面的要求,一是长久保存策略的确定,二是存储架构选择。

2.4利用功能

数字档案管理系统应当根据档案信息的利用需求和网络条件,分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口。系统应能实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。系统应当:

(1)能够运用最新检索技术方法满足利用者在各种利用平台对档案数据进行快速、准确、全面的利用查询要求。

(2)能够通过网络平台或特定载体发布档案信息和信息资源共享。

(3)能够辅助进行档案信息智能编研、深度挖掘。

(4)能够为档案管理者和利用者提供在线交流平台、远程指导、远程教育。

(5)能够辅助开展数字档案的增值服务。

(6)能够进行档案利用访问量统计、分布分析、舆情分析等相关工作。

(7)能够对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理,能够进行门类设置、结构设定、字典定义等系统代码维护工作。

三。数字档案资源建设

数字档案资源建设是智慧档案馆建设的核心内容,也是一项经常性的业务工作。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容。

3.1电子文件接收

应当根据档案接收范围,建立电子文件接收进馆制度和机制,配备必要的技术手段,从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。为了保证有价值的数字档案资源接收进馆,从智慧档案馆建设开始。

就应按照智慧档案馆功能要求,研究确定电子文件接收范围、标准和方法。加强对电子文件形成及其整理、归档、移交的监督指导,包括确定归档范围规范、进行质量检查、开展技术服务等。

3.2档案数字化

传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。档案数字化工作是一项系统工程,涉及到档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节。在档案数字化过程中,要高度重视档案整理、鉴定、保护等基础工作,为数字化工作提供高质量的来源。

数字化加工一般采取自主加工和委托加工两种方式进行。自主加工是档案馆自行配备数字化加工设备,自行组织人力开展数字化加工。这一模式适用于少量重要、核心档案的数字化加工。委托加工是将应数字化的档案,委托专业公司实施加工。这一模式效率相对较高,投资相对节省,普遍适用于各类档案的数字化加工。

3.3资源整理

在对信息资源进行有序、有效管理之前,必须进行整理,包括分类、价值鉴定、开放审查等。在智慧档案馆建设中,可以参照传统载体档案的分类、排序方式,结合数字档案信息的特点,确定数字档案信息的合理分类方案,实现对数字档案信息的有效控制。

3.4数字档案资源库

运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息,当前一般采取数据库技术方法进行。档案资源库一般包括目录数据库或元数据库、内容数据集等。目录数据库是数字档案资源管理的基础,它是将反映数字档案特征的规范数据,依照一定的字段要求存入计算机中,通过系统的排序等处理,形成由计算机检索的目录数据体系。

目录数据库建立的方式主要有两种基本途径,一是通过传统载体档案数字化采集的档案目录数据库,一般是通过人工录入建库方式建立;二是通过接收电子文件方式形成的数字档案。

一般通过档案管理系统自动采集生成或从数字档案元数据库中提取而形成,经过数据整理规范审核与补充完善后建立。保存数字档案元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重要措施。元数据库建设按照数字档案元数据采集规范要求建立。

元数据采集方式主要是通过对电子文件或数字档案的背景、结构和管理过程信息进行自动生成和适当人工添加而形成。内容数据集是数字档案资源建设的主体,它是通过数据库、数据仓库等技术方法将档案全文按照一定的分类、排序方式排列形成的集合。

内容数据一般通过与目录数据挂接方式实施有效管理,随着信息技术,特别是检索技术的发展,将来也会采用其他技术方法对内容数据进行有效管理。对于由电子文件归档形成的电子档案,其内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系,防止非法修改,采取技术措施,确保其可靠和可用。

四、安全保障体系建设

安全保障体系建设是智慧档案馆建设的基础工作,智慧档案馆的安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。数据安全就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等,系统及其网络平台安全就是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。安全保障体系建设主要通过两方面途径实现。

一是按照信息安全等级保护的要求,采用相应安全保障技术方法,配备必要的软硬件设施。智慧档案馆系统集成商应具备相应的保密资质,并严格按照有关安全保密规范要求进行项目设计、系统开发和项目施工。

建设、监理单位应当加强项目建设过程中的档案信息安全保密工作。二是建立健全智慧档案馆安全管理制度,并严格遵照实施。

智慧档案馆系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等,应当采取相应的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。

应当高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。同时应当制订应急预案,完善灾难恢复机制,提高应急处置能力。

智慧档案馆建设公司

智慧档案馆建设公司:智慧档案馆结合档案管理实际需求,对电子档案和实体档案进行同步管理,高度集成档案出入库管理系统、馆库环境管理系统、馆库安防告警系统、人员出入管理系统等四大系统。

各系统数据相互共享、既独立运行又互相协作联动运行,实现智慧档案感知、协同处置功能;实现对档案实体的智能化识别、定位、跟踪、监控;实现对档案馆建筑、智能密集架、恒温恒湿设备、空气净化设备、红外防盗设备、出入门禁设备、视频监控设备等智能化检测、评价和即时处理;实现对档案工作者、档案实体、档案建筑设备及档案利用者之间的全面感知,起到优化资源配置的作用,使实体档案的价值得以被最大化开发利用。

与此同时,智慧档案馆还拥有档案安全、环境管理、库房安全、远程控制四大体系,加上虚拟3D库房展示,档案电子化加工系统等功能。

完善的档案安全体系

智慧档案馆集成RFID技术,通过视频监控一起保障实体档案安全,档案非法出入库时自动报警并通知管理人员。通过数据加密传输,防止非法入侵、结合防火墙等其它软、硬件设备及技术手段,保障电子档案数据的安全。

创新的环境管理体系

平台配置温度、湿度、空气质量等传感设备,环境数据实时采集、自动展示。同时配置恒温恒湿净化设备,在温度、湿度、空气质量等环境数据超标时,自动控制相关设备工作,保障库房环境。

先进的库房安全体系

平台配置视频监控、红外检测、门禁管理设备,通过本平台统一管理调度,异常情况时,以系统提示、声光、短信多种方式实时通知,报警位置视频监控设备自动进行抓拍并保存视频图像,实现24小时自动布防,对跟随人员进行记录,实时跟踪,并发出告警,从而保障档案馆的安全。

便携的远程控制体系

档案馆内的设备比较多,工作人员有时离开后忘记关闭的情况也是时有发生的事情,这样不但浪费电能而且也会影响档案的保存环境。通过管理系统可以实现远程把馆内的灯光关掉既方便又节能,同时达到保护档案馆室内环境的目的。

虚拟3D库房展示

智慧档案馆通过图像化的方式,直观的展示档案数量、状态,库房与设备状态。大大提高了管理效率。通过虚拟库房使用图表等多种方式实时展示库房的实时环境数据(温度,湿度,空气质量等)。

档案电子化加工系统

支持TWIN、ISIS高扫模块,可直接连接各种高速扫描仪。通过OCR模块相结合,可轻松实现档案文档的快速自动录入、相关图像优化处理,自动建立索引。可对扫描后电子档案进行OCR识别形成文本文件,标准字体识别率可达99%,用于档案的快速检索。

既满足企业对电子档案的业务管理需要,也满足档案馆对实体档案的业务管理需求。使档案新资源的系统利用状况及档案管理系统功能可以满足新形势下档案工作的应用需要,推动档案工作水平再上新台阶,全面支撑和服务企业发展。


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